Chuyển tới nội dung

3+ cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail và Outlook

tạo chữ ký email trong gmail và outlook

Email trở thành phương tiện giao tiếp và truyền tải thông tin hữu hiệu nhất trên internet. Email cũng đi kèm hàng loạt tính năng để giúp người dùng phát triển thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp cá nhân hiệu quả hơn. Thông tin cá nhân cuối email được chèn mặc định chính là tính năng marketing ấn tượng nhất.

1. Thông tin cá nhân cuối email là gì

Thông thường, bạn sẽ nhìn thấy phần cuối cùng của mỗi email sẽ bao gồm những thông tin cơ bản của cá nhân và doanh nghiệp. Đó có thể coi là “chữ ký email”. Nó được ví như một tấm danh thiếp giới thiệu bản thân đến đối tác của chúng ta.

Những thông tin cơ bản mà mỗi chữ ký email phải có:

  • Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi
  • Tên công ty bạn đang làm việc
  • Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,
  • Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
  • Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Hình ảnh giúp dể dàng nhận dạng bạn là ai, ngoài ra hình ảnh cần phải rõ ràng.
  • Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: có thể không bắt bộc nhưng mình nghĩ là slogan nên có đối với công ty làm nổi bật vai trò và sứ mệnh của công ty. Đối với cá nhân thì làm nổi bật cá tính của bạn.

2. Cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail

Nếu đang dùng Gmail mà chưa biết cách chèn chữ ký cuối email, làm theo các bước dưới đây nhé:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail

Đăng nhập vào tài khoản Gmail bạn muốn thêm chữ ký trên máy tính.  Sau đó, nhấn vào biểu tượng hình răng cưa trên màn hình và chọn See all setting – Xem tất cả cài đặt.

tạo chữ ký email

Bước 2: Tại mẫu chữ ký email

Kéo nội dung xuống tới phần Signature – chữ ký và bắt đầu tạo chữ ký cho mình

>> Xem thêm: Google Workspace tính năng chi tiết 2023.

Bước 3: Định dạng chữ ký Gmail

Tại phần khung trắng bên dưới có các tùy chọn cho bạn để sử dụng thiết kế chữ ký trên gmail. Mỗi một biểu tượng mang một ý nghĩa riêng:

  • Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký
  • Cỡ chữ: có nhỏ, thường, lớn và rất lớn
  • Định dạng: có ba định dạng cơ bản thường được dùng là in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U)
  • Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký
  • Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký, có thể là trang web công ty, địa chỉ mạng xã hội của bạn…
  • Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký
  • Căn dòng căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký
  • Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký
  • Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký
  • Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký
  • Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký

Chữ ký email

>> Xem thêm: Cách tạo tài khoản Gmail không cần số điện thoại

Bước 4: Nhập nội dung chữ ký

Ở phần này, bạn nhập những thông tin cơ bản như: số điện thoại, địa chỉ Gmail, địa chỉ trang web hoặc Facebook, Twitter…

Nhấp vào biểu tượng hình ảnh để chèn biểu tượng icon hình ảnh nổi bật. Để nổi bật các bạn có thể tự tạo hình ảnh thiết kế theo cá tính riêng của mình.

Đối với công ty: Hình ảnh rõ nét, đẹp, có logo công ty, trong hình ảnh có thể thiết kế làm nổi bật vai trò và dịch vụ của công ty. Có slogan làm nổi bật tầm nhìn và sứ mệnh công ty.

>> Bấm xem ngay: Cách sử dụng Google Drive chi tiết.

Bước 5: Chèn URL vào chữ ký trong Gmail

Thay vì tải trực tiếp hình ảnh, bạn có thể dán URL của hình ảnh vào chữ ký của mình.

Chữ ký email

Bạn cũng có thể tùy chỉnh kích thước ảnh để phù hợp với bố cục và nộ dung chữ ký.

Chữ ký email

Sau khi bạn nhấp vào ảnh các bạn có thể chỉnh sửa URL phù hợp.

Nhập địa chỉ trang web mà bạn muốn chỉnh sửa. Các bạn có thể chèn URL là blog cá nhân, địa chỉ mạng xã hội của các bạn. Khi có ai đó nhấp vào hình ảnh, nó sẽ đưa người dùng đến trang của bạn.

Chữ ký email

>> Xem thêm: Microsoft 365 bộ công cụ email đáng sử dụng nhất.

Bước 6: Chọn mẫu chữ email mặc định

Gmail cho phép bạn tạo nhiều mẫu chữ ký email. Thêm nữa, bạn có thể chọn các mẫu mặc định cho email mới và email trả lời/chuyển tiếp.

tạo chữ ký email mặc định

Cuối cùng nhớ click save – lưu lại toàn bộ thay đổi nhé.

3. Tạo thông tin cá nhân cuối email trong Outlook

Tài khoản Outlook Mail là dịch vụ email miễn phí được phát triển và cung cấp bởi Microsoft. Outlook.com là một trong những dịch vụ email hàng đầu thế giới được nhiều người sử dụng.

Video hướng dẫn bạn tạo chữ ký trong Outlook mail chi tiết:

Hoặc làm theo các hướng dẫn bằng hình ảnh sau:

Bước 1: Nhấn chọn tab Home >> New Email 

Chữ ký email Outlook

Bước 2: Nhấn vào nút Signature

Sau khi chọn New Email > Chọn Signature để cài đặt chữ ký.

Trong tab Email signature, nhấn New.

Chữ ký email 12

>> Xem thêm: Cách xóa tài khoản Gmail vĩnh viễn và những lưu ý

Bước 3: Tạo nội dung chữ ký

Trong mục Type a name for this signature field. Nhập nội dung cho chữ ký email, sau đó nhấn OK để xác nhận việc tạo tên.

>> Xem thêm: Tính năng chi tiết 3 giải pháp email doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới hiện nay.

4. Tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp

Bạn có thể tham khảo một số mẫu chữ ký email dưới đây nếu bí ý tưởng nhé:

Chữ ký email

Chữ ký email

Chữ ký email

Chữ ký email

>> Xem thêm: CC và BCC Cách sử dụng hiệu quả trong công việc

Kết

Hi vọng bài viết có thể giúp bạn nhanh chóng tạo được các mẫu chữ ký thông tin cá nhân cuối email dễ dàng, tận dụng sức mạnh của email để lan tỏa thương hiệu cá nhân và doanh nghiệp ngay đi nhé!

 

Huu Dinh
hotline icon