Các email doanh nghiệp đám mây của Zoho Workplace, Microsoft 365 và Google Workspace còn trang bị thêm cài đặt định tuyến email. Đây là một trong những tính năng rất thú vị của email nền tảng đám mây.
Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể tùy chỉnh cách email được định tuyến và lưu trữ cho phù hợp với yêu cầu của tổ chức bạn.
Ví dụ:
- Bạn có thể có các thư đến cho những người dùng không được nhận dạng được chuyển đến một hộp thư hoặc máy chủ cụ thể.
- Bạn có thể muốn các tin nhắn được gửi đến một người dùng cụ thể được tự động Cc cho một người dùng khác.
- Bạn có thể yêu cầu một số người dùng nhận thư trong Gmail, trong khi những người khác nhận thư từ ứng dụng khác như Zoho Mail, Outlook Mail.
Cấu hình định tuyến email được chia thành các hình thức phổ biến sau:
Nội Dung Chính
1. Phân phối trực tiếp
Nếu chỉ sử dụng 1 dịch vụ email duy nhất thì email đến sẽ được chuyển đến hộp thư chính của bạn (cấu hình này được thiết lập mặc định).
2. Phân phối nhiều lần (Split delivery)
Bạn chọn phân phối nhiều lần (hay phân phối chia nhỏ) khi có các nhóm người dùng sử dụng 2 hộp thư khác nhau.
Ví dụ: một nhóm người dùng sử dụng Gmail và một nhóm khác sử dụng Zoho Mail. Theo logic trên cùng một tên miền, một số ID sẽ chạy dưới Google với tư cách là máy chủ chính và một số ID sẽ chạy trên các máy chủ phụ khác như Zoho Mail.
Với cài đặt này, các email đến tài khoản đăng ký email Google Workspace sẽ nhận được trong hộp thư Gmail. Các tài khoản còn lại không phải Google Workspace sẽ được chuyển hướng đến máy chủ Zoho Mail (thay vì bị trả lại email) mà quản trị viên chỉ định.
3. Phân phối kép email (Dual delivery)
Chọn thiết lập phân phối kép email khi bạn cần gửi thư vào 2 hoặc nhiều hộp thư đến cùng lúc. Ví dụ: người dùng có thể nhận email trong hộp thư đến Gmail và hộp thư đến khác như Zoho Mail.
Hiểu đơn giản thì việc phân phối kép email chính là việc bạn sử dụng 2 dịch vụ email cùng lúc cho cùng một tên miền.
Với phân phối kép, thư sẽ được gửi đến một hộp thư mặc định và một hộp thư khác (hoặc máy chủ lưu trữ).
Ví dụ: các email được gửi đến 1 địa chỉ của bạn là NguyenA@mmgroup.vn nhưng bạn đều nhận được trên cả 2 hệ thống mail Zoho Mail và Gmail mà tổ chức bạn đã đăng ký hoặc chỉ nhận trên một hệ thống mà admin của bạn chỉ định.
4. Sự khác nhau giữa phân phối nhiều lần (Split delivery) và phân phối kép (dual delivery)
Về cách thực hiện, phân phối nhiều lần nghĩa là bạn chỉ nhận email hoặc trong hộp thư đến này hoặc hộp thư đến khác theo cài đặt của người quản trị. Còn phân phối kép nghĩa là bạn sẽ nhận được cùng lúc email trong cả 2 hộp thư đến.
Về lý do sử dụng,
Sử dụng phân phối nhiều lần khi bạn cần thực hiện xử lý đặc biệt đối với một số loại email nhất định, chẳng hạn như email gửi cho bộ phận pháp lý.
Phương pháp này cũng hoạt động tốt nếu bạn muốn thiết lập dùng thử một dịch vụ email khác trước khi quyết định chuyển đổi từ dịch vụ cũ. Ví dụ, bạn đang di chuyển sang Zoho Mail từ một máy chủ email cũ và bạn muốn chạy thử nghiệm trên một nhóm nhỏ người dùng.
Chọn phân phối kép email khi tổ chức muốn tối ưu hóa nhiệm vụ cho từng người dùng cụ thể mà vẫn tiết kiệm chi phí vì bạn có thể sử dụng các tính năng tốt nhất của dịch vụ mà bạn đã chọn.
>> Phân Phối Kép Email: Lựa Chọn Thông Minh Của Nhiều Doanh Nghiệp Thức Thời
Hi vọng bài viết giúp bạn có thể hiểu hơn về một số tính năng email mà Google, Microsoft và Zoho mang lại ngoài việc gửi và nhận email.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn chi tiết hơn.
