Dịch vụ email của Microsoft được bao gồm trong hầu hết các gói đăng ký Microsoft 365. Trong đó, giới hạn dung lượng của hộp thư thường khác nhau, phụ thuộc vào gói Microsoft 365 mà bạn đăng ký.
Hiện này, đa số các gói đều cung cấp bộ nhớ email từ 50GB. Tuy nhiên, với đặc thù phải gửi và nhận nhiều email với tệp đính kèm lớn mỗi giờ của nhiều doanh nghiệp, bộ nhớ mặc định đôi khi vẫn chưa đủ.
Khi đạt đến giới hạn bộ nhớ của gói đăng ký, người dùng sẽ không thể tiếp tục gửi và nhận email. Vậy phải làm sao?
Trong bài viết này, MMGROUP sẽ hướng dẫn chi tiết cách tăng dung lượng email trong Microsoft 365 cùng các thông tin liên quan.
Nội Dung Chính
1. Giới hạn dung lượng email trong Microsoft 365
Giới hạn dung lượng của các dịch vụ email từ Microsoft sẽ khác nhau. Kích thước cụ thể phụ thuộc vào gói đăng ký, mức dung lượng mà quản trị viên trong tổ chức phân bổ cho người dùng và một số yếu tố khác.
Hiện tại, kích thước hộp thư tiêu chuẩn cho phần lớn các gói đăng ký là 50 GB. Các gói cao cấp hơn được nâng lên 100GB. Xem chi tiết trong bảng bên dưới.
| Giới hạn dung lượng email Microsoft 365 | ||
| Hộp thư/Mailbox | Hộp thư lưu trữ/Archive mailbox | |
| Microsoft 365 Business Basic | 50 GB | 50 GB |
| Microsoft 365 Business Standard | 50 GB | 50 GB |
| Microsoft 365 Business Premium | 50 GB | 1.5 TB |
| Microsoft 365 Enterprise E3 | 100 GB | 1.5 TB |
| Microsoft 365 Enterprise E5 | 100 GB | 1.5 TB |
| Office 365 Enterprise E1 | 50 GB | 50 GB |
| Office 365 Enterprise E3 | 100 GB | 1.5 TB |
| Office 365 Enterprise E5 | 100 GB | 1.5 TB |
| Office 365 Enterprise F3 | 2 GB | Không có sẵn |
| Giới hạn dung lượng email trong các gói độc lập | ||
| Hộp thư/Mailbox | Hộp thư lưu trữ/Archive mailbox | |
| Exchange Server | 2 GB | 100 GB |
| Exchange Online Plan 1 | 50 GB | 50 GB |
| Exchange Online Plan 2 | 100 GB | 1 TB |
| Exchange Online Kiosk | 2 GB | Không có sẵn |
>> Xem thêm: Email của Microsoft là gì? Những điều có thể bạn chưa biết
2. Cách kiểm tra dung lượng email trong Microsoft 365
Với người dùng cá nhân, bạn có thể kiểm tra dung lượng đã sử dụng trong hộp thư Outlook. Với doanh nghiệp, quản trị viên có thể kiểm tra dung lượng đã sử dụng của mọi thành viên của tổ chức trong trung tâm quản trị Exchange.
2.1 Cách kiểm tra dung lượng email trong Outlook
Để kiểm tra dung lượng email trong Outlook hãy:
- Mở Outlook Online trong trình duyệt web bằng cách truy cập https://outlook.office.com.
- Đăng nhập vào tài khoản Microsoft Office 365 của bạn
- Ở góc trên cùng bên phải giao diện web của Outlook Online, nhấp vào biểu tượng Setting hình bánh răng
- Sau đó chọn View all Outlook settings
- Vào thẻ General, chọn Storage
Tại đây, bạn có thể thấy dung lượng đã sử dụng và kích thước lưu trữ hộp thư tối đa hiển thị như hình bên dưới.
Nguồn ảnh: Nakivo
2.2 Kiểm tra dung lượng email trong trung tâm quản trị Exchange
Để kiểm tra dung lượng email trong trung tâm quản trị Exchange hãy:
- Mở trung tâm quản trị Exchange trong trình duyệt web bằng cách truy cập https://admin.exchange.microsoft.com.
- Đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của tài khoản quản trị viên
- Trong ngăn điều hướng, vào Recipients > Mailboxes
- Nhấp chuột để chọn tài khoản người dùng cần kiểm tra
Tại đây, thông tin về kích thước hộp thư của người dùng được chọn sẽ hiển thị như hình bên dưới.
Nguồn ảnh: Nakivo
>> Xem thêm: 5 lý do thuyết phục bạn nên chuyển dữ liệu doanh nghiệp sang Microsoft 365
3. Cách tăng dung lượng email trong Microsoft 365
Tăng giới hạn dung lượng email trong Microsoft 365 cũng tương tự như cách tăng bộ nhớ cho ổ cứng máy tính – bạn có thể mua một cái mới lớn hơn, hoặc giải phóng dung lượng đã sử dụng.
Hướng dẫn bên dưới gồm cách nâng cấp lên gói dịch vụ email có kích thước bộ nhớ lớn hơn, và cách giải phóng bộ nhớ email.
3.1 Cách nâng cấp lên gói dịch vụ email Microsoft 365 có bộ nhớ lớn hơn
Để nâng cấp lên gói dịch vụ có bộ nhớ lớn hơn, bạn có thể đăng ký thông qua Microsoft hoặc đơn vị đối tác của Microsoft.
Ví dụ:
- Trường hợp đang dùng gói Exchange Online Plan 1, bạn có thể nâng cấp lên gói Exchange Online Plan 2 để có 100GB dung lượng email.
- Tương tự, nếu dùng email trong Microsoft 365, bạn có thể nâng cấp lên các gói Microsoft 365 Enterprise E3 để có 100GB dung lượng email. Xem lại bảng dung lượng email ở mục 1 để tìm gói phù hợp với bạn.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể bật tính năng Exchange Online Archiving để có thêm 50GB dung lượng hoặc dung lượng gần như không giới hạn. Tính năng này có khả dụng hay không phụ thuộc vào giấy phép Microsoft 365 của bạn.
Liên hệ với Công ty Công nghệ Mật Mã – Đối tác công nghệ của Microsoft để được hỗ trợ tốt nhất.
3.2 Cách giải phóng bộ nhớ email
Ngoài cách nâng cấp gói dịch vụ, bạn cũng có thể thực hiện một số phương pháp bên dưới để giải phóng bộ nhớ email. Cụ thể gồm
- Xóa email không cần thiết: Xem qua hòm thư của bạn và xóa những email không cần thiết hoặc không còn sử dụng. Điều này giúp giảm dung lượng đã sử dụng và tạo không gian cho email mới.
- Lưu trữ email cũ: Thay vì xóa hoàn toàn, bạn có thể lưu trữ các email cũ bằng cách tạo các thư mục hoặc sử dụng tính năng lưu trữ nâng cao trong Microsoft 365. Điều này giúp giữ cho hòm thư được tổ chức và giảm dung lượng đã sử dụng.
- Nén file đính kèm: Nếu bạn gửi và nhận nhiều file đính kèm, hãy xem xét việc nén các file này để giảm dung lượng.
- Xóa các tệp đính kèm lớn: Nếu bạn có các email chứa tệp đính kèm lớn, hãy xem xét việc xóa các tệp này khỏi email và lưu trữ chúng vào một nơi khác, chẳng hạn như OneDrive. Bằng cách này, bạn có thể giảm dung lượng của email mà vẫn có thể truy cập vào tệp đính kèm khi cần thiết.
Kết
Trên đây là các cách tăng dung lượng email Microsoft 365. Việc tăng kích thước dung lượng cho phép bạn gửi – nhận email mà không bị hạn chế, duy trì liên lạc hiệu quả với khách hàng và đối tác, đồng thời có lưu trữ thông tin quan trọng một cách an toàn.
Hy vọng rằng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích!
Video nên xem:
