Doanh nghiệp ngày càng phát triển nhu cầu lư trữ và quản lý dữ liệu ngày càng tăng cao. Trong quá trình sử dụng lâu dài dung lượng Google Workspace sẽ ngày càng giảm dần.
Như vậy làm thế nào để bổ xung dung lượng Google Workspace? Trong bài viết hôm nay chúng ta cùng MM Group tìm hiểu nhé!
Nội Dung Chính
1. Cách giảm dung lượng Google Workspace
1.1 Chuyển dữ liệu thành các file Google
Khi trao đổi các dữ liệu trong công việc chủ yêu là các file doc, excel thời gian dài dung lượng sẽ đầy. Đơn giản để giảm dung lượng chuyển các file này thành các dạng Google Doc, Google Sheet…
Khi chuyển các file này thành các định dạng của Google và lưu trữ trên Drive như vậy các bạn sẽ không tốn dung lượng lưu trữ các dạng file này. Đều này bạn có thể thực hiện tương tự các file đính kèm.
1.2 Dọn dẹp các tài nguyên không sử dụng
Theo quy tắc 80/20 thì 80% các file chiếm số lớn dụng lượng Google Workspace của các bạn không sử dụng đến. Như vậy chúng ta có thể xóa các file lâu ngày không sử dụng. Hoặc các bạn có thể chuyển các file sang một nơi lưu trữ khác để có thể sử dụng lại.
Hãy mở trang https://drive.google.com/drive/u/0/quota trên trình duyệt của bạn. Sau khi mở trang này các file dung lượng lớn sẽ xuất hiện đầu danh sách, các bạn có thể cân nhắc và xóa những file thực sự không cần thiết.
1.3 Xóa các file trên Drive của các bạn
Khi xóa các file trên Drive sẽ tự động đưa dữ liệu này vào thùng rác và các file này vẫn tốn dung lượng. Chúng ta nên dọn dẹp thùng rác để giảm dung lượng lưu trữ trên Google Workspace.
Các bạn có thể xóa các file trong Google Drive
Xóa File
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh từ Thùng rác và nhấp vào Dọn sạch thùng rác.
- Nhấn xác nhận lại để xóa file
Ngoài ra các bạn có thể xóa nhanh bằng các thao tác
Bước 1: Gõ cụm has:attachment larger:10M, sau đó nhấp vào biểu tượng tìm kiếm.
Bước 2: Chọn email bạn không cần và nhấp vào xóa.
Bước 3: Trong thanh bên trái nhấp vào More và nhấp vào Bin.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
1.4 Không thêm các tập tin dùng chung vào Drive của bạn
Trong quan trình làm việc chúng ta thường xuyên trao đổi chia sẻ các file dùng chung và làm việc nhóm. Khi có người dùng chia sẻ file bạn chấp nhận file sẽ tự động lưu trên Drive của bạ.
Để tiết kiệm dung lượng các bạn có thể không lưu trữ các file này trên Drive của bạn trừ khi chúng quan trọng.
2. Hướng đẫn đăng ký dung lượng Google Workspace
Các bạn có thể để lại thông bằng cách điền vào Form đăng ký của chúng tôi.
Hoặc liên hệ để chúng tôi tư vấn.
Hotline: 02873 004 009
Bán hàng: sales@mmgroup.vn
Hỗ trợ: support@mmgroup.vn
Các bạn có thể tham khảo bảng giá các gói dung lượng lưu trữ.
Giá dung lượng Google Drive
3. Một số tính năng nổi bật Google Workspace
3.1 Google Drive ổ cứng di động của bạn
Là một doanh nghiệp việc lưu trữ dữ liệu vô cùng quan trọng. Google Drive mang đến cho bạn 30G lữu trữ và không giới hạn đối với các gói cao cấp hơn trong Google Workspace thỏa thích lưu trữ tài nguyên của mình.
Chỉ với vài thao tác đơn giản bạn có thể tải tập tin lưu trữ chia sẻ tài nguyên với bạn bè đồng nghiệp. Thật tiện lợi đúng không nào?
3.2 Google Docs, Sheet, Slides, Forms
Tất cả các ứng dụng văn phòng Google Docs, Sheet, Slides, Forms đều có trong ứng dụng Google Workspace. Nhờ các ứng dụng văn phòng này mà tốc độ và chất lượng công việc được cải thiện đáng kể.
Các bạn có thể chia sẻ file hay làm việc chung trên một tập tài liệu.
3.3 Google Calendar
Với Google Calendar bạn có thể xem lịch làm việc của bạn bè đồng nghiệp. Đồng thời các bạn có thể xem thời gian biểu cá nhân chi tiết của họ. Hẹn lịch họp làm việc nhanh chóng.
3.4 Họp video trực tuyến
Công nghệ ngày càng phát triển ứng dụng làm việc online rất cần thiết. Google Hangout giúp các bạn tạo các cuộc họp trực tuyến nhanh chóng với chất lượng cao, ổn định.
3.5 Hộp thứ nhóm cộng tác
Bạn có thể tạo một hộp thư dành cho một nhóm. Khi nhận được một email gởi đến nhóm tất cả các thành viên trong nhóm sẽ nhận được nội dung email.
Ví dụ: Bạn tạo một nhóm hỗ trợ dịch vụ bán hàng có địa chỉ là hotro@mmgroup.vn. Sau đó thêm các thành viên hỗ trợ của bạn vào nhóm. Và khách hàng từ bên ngoài gởi yêu cầu đến hộp thư. Các thành viên trong nhóm sẽ nhận được nội dung và xử lý công việc.
3.6 Nói không với tin nhắn rác
Với hộp thư bình thường mỗi ngày nhận khoản hơn 10 thư rác quảng cáo. Thật là khó chịu và tốn thời gian đôi khi thư rác chứa mã độc gây nguy hiểm đến dữ liệu của bạn.
Bạn muốn chia sẻ tài nguyên với bạn bè đồng nghiệp đơn giản chỉ cần tải lên Drive. Bật chia sẻ và coppy địa chỉ của thư mục hoặc file muốn chia sẻ gửi cho người nhận là được.
3.7 Kiểm duyệt thư đi và thư đến
Tính năng này cho phép bạn có thể ĐỒNG Ý hoặc TỪ CHỐI một email gửi đi hoặc chuyển đến từ một hoặc một nhóm nhân viên nào đó.
Các nhân viện mới cần được giám sát duyệt thư trước khi gởi ra ngoài.
Là một nhân viên mới chưa đủ kỹ năng cần thiết người quản lý phải kiểm duyệt thư đi. Để tuân thủ đúng chính sách cho đến khi họ có kinh nghiệm cần thiết.
Chúc các bạn thành công!
