Trong lần cập nhật gần đây nhất, Google Workspace đã dừng cung cấp các gói bổ sung dung lượng cho Drive. Chính sách này tạo nên “biến động lớn” cho người dùng về việc mở rộng không gian lưu trữ trên Google Drive.
Thay vì tiếp tục với mô hình bổ sung dung lượng, Google Workspace đã chọn hướng đi mới bằng cách triển khai tính năng Bộ nhớ gộp (Pooled Storage). Tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tăng cường khả năng hợp tác và chia sẻ giữa các thành viên trong tổ chức.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đem đến các thông chi tiết về Bộ nhớ gộp (Pooled Storage) là gì? Làm sao để có thể chia sẻ không gian lưu trữ trên Google Workspace?
Cùng tìm hiểu!
Nội Dung Chính
1. Bộ nhớ gộp (Pooled Storage) là gì?
Bộ nhớ gộp hay còn được gọi là “Pooled Storage”, là bộ nhớ của của tất cả người dùng được gộp chung vào bộ nhớ tổng của cả tổ chức.
Với bộ nhớ gộp, tổng giới hạn bộ nhớ sẽ phụ thuộc vào dung lượng lưu trữ trên phiên bản Google Workspace và số lượng giấy phép mà tổ chức đang sử dụng.
Ví dụ:
Khi tổ chức mua 10 tài khoản Google Workspace Business Standard, thì bộ nhớ tổng của cả tổ chức sẽ là 20TB.
Khi triển khai bộ nhớ gộp, người dùng có thể sử dụng nhiều hơn dung lượng lưu trữ có trong giấy phép. Đồng thời, có thể chia sẻ không gian lưu trữ với các thành viên khác trong tổ chức.
Hiện tại bộ nhớ gộp đã được triển khai trên tất cả các gói Google Workspace Business, bắt đầu từ ngày 15 tháng 5 năm 2023.
2. Cách thức hoạt động của bộ nhớ gộp như thế nào?
Bộ nhớ gộp hoạt động linh hoạt. Quản trị viên sẽ có quyền thiết lập và cài đặt mức sử dụng dung lượng Drive cho từng tài khoản cá nhân. Việc này hỗ trợ quản trị viên có thể quản lý bộ nhớ trong toàn tổ chức của một cách dễ dàng hơn, phân bổ dung lượng lưu trữ hợp lý theo từng nhu cầu sử dụng của người dùng.
Ví dụ: Quản trị viên có thể cài đặt dung lượng lưu trữ cho tài khoản nhân viên Marketing là 1TB, còn với tài khoản thực tập sinh là 500MB.
3. Ai có quyền thiết lập bộ nhớ gộp?
Trong Google Workspace, quyền thiết lập và quản lý bộ nhớ gộp thuộc về vai trò của quản trị viên. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, bạn có thể truy cập và quản lý các hoạt động liên quan đến bộ nhớ như:
- Xem bản tóm tắt mức độ sử dụng dung lượng lưu trữ cho toàn bộ tổ chức
- Xem dung lượng đã sử dụng trong Drive hoặc Gmail
- Cài đặt dung lượng lưu trữ cho từng tài khoản
- Xem những tài khoản nào đang sử dụng nhiều dung lượng nhất
- Sắp xếp và xóa các bộ nhớ dùng chung
- Thiết lập thông báo giới hạn khi sắp hết bộ nhớ
Nhìn chung, việc quản lý bộ nhớ gộp sẽ do tài khoản quản trị viên cài đặt và tài khoản người dùng không cần thực hiện các bước thiết lập nào.
>> Xem thêm: Bảo mật dữ liệu công ty khi nhân viên nghỉ việc: Quản trị viên Google Workspace cần làm gì?
4. Cách sử dụng bộ nhớ gộp trong Google Workspace
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xem tổng bộ nhớ của từng người dùng và hướng dẫn cài đặt giới hạn lưu trữ cho từng tài khoản:
4.1 Xem tổng bộ nhớ của các thành viên
Trước khi thiết lập bộ nhớ gộp trong tổ chức, bạn có thể xem qua các thông tin chi tiết về dung lượng lưu trữ của tất cả các tài khoản.
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên nhấp Menu >> chọn Lưu trữ.
Ở trên cùng, bạn sẽ xem được tổng bộ nhớ Workspace mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng và tổng giới hạn bộ nhớ.
Để xem mỗi ứng dụng như Google Drive, Google Photos và Gmail đã sử dụng bao nhiêu dung lượng lưu trữ, bạn chỉ cần di chuyển chuột tới các dịch vụ.
4.2 Xem người dùng có dung lượng lưu trữ cao
Trong bảng điều khiển của quản trị viên, bạn cũng có có thể biết được ai sử dụng dung lượng lưu trữ nhất trong doanh nghiệp theo các bước sau:
Bước 1: Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên nhấp Menu >> chọn Lưu trữ. Tiếp tục chọn Người dùng sử dụng nhiều bộ nhớ nhất, sau đó bản tóm tắt người dùng sử dụng nhiều dung lượng lưu trữ sẽ hiện ra.
Bước 2: Để mở danh sách tất cả người dùng được xếp hạng theo mức độ sử dụng, nhấp vào Xem tất cả người dùng
Bước 3: Để biết thông tin chi tiết về việc sử dụng bộ nhớ của một người dùng cụ thể, bạn nhấp vào tên của người dùng đó.
Lưu ý: Để bảo mật, quản trị viên không thể xem tệp của người dùng thông qua Bảng điều khiển, mà chỉ nhìn thấy bản tóm tắt về mức sử dụng dung lượng lưu trữ mà tài liệu và tệp của người dùng.
4.3 Cài đặt giới hạn lưu trữ cho từng tài khoản
Để có thể phân bổ bộ nhớ gộp cho tất cả các tài khoản trong doanh nghiệp. bạn nên đặt giới hạn bộ nhớ cho người dùng và bộ nhớ dùng chung.
Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết:
- Bước 1: Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
- Bước 2: Trong phần Cài đặt bộ nhớ, nhấp vào Quản lý
- Bước 3: Trong phần Giới hạn dung lượng bộ nhớ dùng chung, chọn BẬT và nhập dung lượng lưu trữ mà quản trị viên muốn cài đặt người dùng. Sau đó, nhấp vào Lưu.
Nguồn: www.bdrsuite.com
Kết luận
Trên đây là những thông tin chi tiết về bộ nhớ gộp (Pooled Storage) là gì và cách thức hoạt động. Hy vọng là bạn sẽ tận dụng được tính năng này để chia sẻ, quản lý không gian lưu trữ Google Workspace một cách an toàn và linh hoạt.
Có thể bạn quan tâm:
