Nếu bạn biết đến Google Workspace như một phiên bản Gmail nâng cao thì hãy suy nghĩ lại. Google Workspace còn cung cấp hàng loạt tính năng ấn tượng khác ngoài email. Một trong số đó là tính năng bảo mật dữ liệu.
Chỉ khi sử dụng dịch vụ Google Workspace thì doanh nghiệp của bạn mới được trang bị “bộ vũ khí” bảo mật ấn tượng này của Google. Chính Google cũng đang sử dụng dịch vụ của mình mà vẫn đảm bảo an toàn.
Cùng tìm hiểu các cấp độ bảo mật dữ liệu của Google Workspace từ quyền của Quản trị viên.
Nội Dung Chính
1. Cài đặt chuyển tiếp email của người dùng
Theo mặc định, người dùng có thể chuyển tiếp hoặc cài đặt chuyển tiếp email của họ trong mục Forwarding and POP/IMAP của Setting.
Tuy nhiên, với vai trò Quản trị viên Google Workspace, bạn có thể “thu hồi” cài đặt này nếu như không muốn người dùng chuyển tiếp email. Khi Quản trị viên tắt, người dùng sẽ không thấy tùy chọn “Forward” trong email và tính năng Forwarding and POP/IMAP nữa.
Ngoài ra, Quản trị viên có thể tạo các bộ lọc nhằm chuyển tiếp email người dùng theo ý muốn. Ví dụ:
- Chuyển tiếp tất cả email được gửi đến có chứa nội dung cụ thể (như “tài khoản ngân hàng”) đến địa chỉ email khác.
- Chuyển tiếp tất cả email đến và đi của một người dùng cụ thể đến địa chỉ email quản trị
- Người dùng thay đổi địa chỉ email mới nhưng vẫn giữ lại email cũ. Quản trị viên sẽ định chuyển tiếp cho phép người dùng nhận được mọi email từ email cũ.
>> Xem thêm: Quản lý Gmail người dùng: các cài đặt quan trọng dành cho Quản trị viên
2. Cài đặt định tuyến email người dùng và tổ chức
Định tuyến email có thể xem là bản “nâng cấp” của chuyển tiếp email.
Tính năng định tuyến email chỉ được đi kèm trong một số dịch vụ đám mây. Nếu muốn dùng, thường phải mua riêng từ các nhà cung cấp khác.
Định tuyến email là một trong các tính năng ấn tượng của Workspace và luôn đi kèm tính bảo mật cấp cao. Bạn sẽ không phải vừa dùng dịch vụ email của một bên, vừa thuê định tuyến email từ một bên khác.
Với quyền Quản trị viên, bạn có thể cài đặt định tuyến cho toàn bộ tổ chức, và người dùng có trách nhiệm chỉ tuân thủ. Người dùng sẽ không biết được cụ thể email của họ có được định tuyến hay không hoặc email định tuyến đến địa chỉ nào.
Vậy định tuyến email để làm gì và khi nào nên dùng?
Cũng giống như chuyển tiếp email, Quản trị viên có thể “lái” email đến nơi khác. Định tuyến cho phép bạn phân luồng email đến cả máy chủ khác, ví dụ:
- Doanh nghiệp của bạn dùng cả email Google và Zoho Mail, bạn thể phân luồng để một số email sẽ đến tài khoản Gmail, một số đến Zoho Mail
- Phân luồng và sắp xếp ngay lập tức số lượng lớn email hàng ngày cho đúng người, đúng nhiệm vụ
- Sử dụng để lọc thư rác, giữ lại các email chính trong một địa chỉ và lọc tất cả các thư rác đến một địa chỉ email máy chủ khác
- Lưu trữ có chọn lọc các email quan trọng.
>> Các Cấu Hình Định Tuyến Email Phổ Biến Của Email Google, Zoho Và Microsoft Bạn Nên Biết
3. Sử dụng Google Vault cho mọi lưu trữ dữ liệu
Google Vault là công cụ giúp lưu trữ và truy vấn toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động cho dù đã xóa (từ phía người sử dụng).
Google Vault giúp doanh nghiệp truy xuất thông tin có giá trị ngay cả khi tài khoản bị tạm ngưng. Đây là công cụ đắc lực cho mọi doanh nghiệp nhằm bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp hoặc kiện tụng pháp lý. Ví dụ:
- Bạn nghi ngờ một người dùng có hành vi trái phép với các dữ liệu bảo mật của doanh nghiệp và cần bằng chứng
- Truy cứu trách nhiệm chính xác và minh bạch trong một nhóm người nếu xảy ra các tranh cãi về trách nhiệm
- Sử dụng báo cáo kiểm tra Vault để tìm hiểu về hành động mà người dùng đã thực hiện trong một khoảng thời gian được chỉ định.
Các dữ liệu được lưu trữ gồm:
- Các cuộc trò chuyện trong Hangouts chat, lịch sử trò chuyện
- Google Groups
- Các file trong Google Drive và Team Drive
Vault có sẵn trên gói Workspace Business Plus và Workspace Enterprise hoặc cung cấp dưới dạng dịch vụ riêng. Vault hoàn toàn dựa trên web, bạn không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào.
Khi sử dụng Google Workspace, bạn không chỉ nhận được email đám mây giàu tính năng mà còn đi kèm các công cụ bảo mật nâng cao. Google Workspace giúp tổ chức của bạn làm việc hiệu quả và an tâm hơn.
Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tìm hiểu Google Workspace.
