Nhiều tổ chức gặp khó khăn khi tìm hiểu thực chất Microsoft Office 365 là gì. Thường thì nó được đánh đồng với sản phẩm Office “cổ điển”. Do đó, người dùng cho rằng họ chỉ nhận Word, Excel và PowerPoint,… “từ đám mây”.
Chính xác thì khi Office 365 đổi tên thành Microsoft 365 đã đi kèm với những lợi ích mới, bổ sung và ấn tượng hơn từ đám mây. Chúng tôi sẽ giải thích những ưu điểm này là gì.
Dưới đây chỉ là một vài lợi ích mà bạn có thể chưa biết.
Xem video tóm tắt:
Nội Dung Chính
1. Gửi và nhận email liền mạch
“Say goodbye” máy chủ email lỗi thời, gián đoạn server, đầy hộp thư khi bạn chuyển qua dùng Microsoft 365.
Với hệ thống máy chủ Microsoft Exchange Server ấn tượng, việc gửi và nhận email nhanh dễ dàng chỉ trong 1 nốt nhạc.
Bạn có thể truy cập email, lịch dùng chung và tất cả dữ liệu quan trọng ở bất kỳ đâu, bất cứ thiết bị nào khi kết nối Internet. Ngoài ra, mỗi người dùng bắt đầu với 50GB dung lượng lưu trữ hộp thư và cho phép bạn gửi email có tệp đính kèm lên đến 150MB.
2. Bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu
Việc sử dụng phần mềm của gã khổng lồ công nghệ như Microsoft có thể giúp bạn yên tâm rằng bảo mật dữ liệu của bạn là ưu tiên hàng đầu. Hoàn toàn tuân thủ các tiêu chuẩn ngành HIPAA (Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp bảo hiểm y tế) và FISMA (Đạo luật quản lý bảo mật thông tin liên bang), bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình đang được bảo vệ một cách tốt nhất.
Bảo mật của bạn cũng có thể được tùy chỉnh theo chính sách và yêu cầu của doanh nghiệp. Có nghĩa là nhân viên CNTT của bạn có thể nhìn thấy, điều chỉnh và thiết lập bảo mật cho tổ chức.
Các tính năng bảo mật của Microsoft 365 rất ấn tượng. Mức độ an toàn của đám mây phụ thuộc vào các biện pháp bảo mật mà bạn có. Với Microsoft 365, có khá nhiều tính năng bảo mật được tích hợp sẵn để giữ an toàn cho dữ liệu của bạn ví dụ như:
- Threat Protection giúp bảo mật email, dữ liệu, thiết bị phần cứng và danh tính doanh nghiệp trước các nguy cơ đe dọa và khủng bộ mạng
- Microsoft Secure Score cập nhật tình trạng bảo mật và đưa ra các phương án để bạn tránh khỏi các mối đe dọa.
- Microsoft Cloud App Security kiểm soát việc di chuyển dữ liệu và phân tích nâng cao để xác định và chống lại các mối đe dọa trên các dịch vụ đám mây của bạn.
- Azure Active Directory để quản lý danh tính người dùng, để đồng bộ hóa mật khẩu hoặc thiết lập đăng nhập một lần (trong các gói cao cấp)
- …
3. Kết nối và tích hợp ứng dụng Office
Thời đại của đống giấy tờ, tài liệu đã qua khi bạn đang sử dụng Microsoft 365. Với đám mây, tài liệu của bạn ở bất kỳ đâu và có thể truy cập bất cứ khi nào.
Thay vì mua một bộ Office cài máy và phải thường xuyên tự nâng cấp hoặc mua phiên bản mới, Microsoft 365 có sẵn bộ Office bản quyền và tự động cập nhật mới và bạn không phải làm bất cứ việc gì.
Với Microsoft Office 365, việc cộng tác với các nhân viên khác trên cùng một tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, ngay cả khi cách xa hàng nghìn km. Tổ chức nội bộ và các yếu tố giao tiếp được cung cấp của Microsoft 365 giúp bạn có thể làm việc hiệu quả với các nhân viên khác, ngay cả khi họ không có mặt tại văn phòng.
Microsoft Office 365 thu hẹp khoảng cách giữa các trạm làm việc khác nhau, cho phép công ty của bạn trở nên thống nhất hơn.
4. Chia sẻ dễ dàng
Nếu nhân viên của bạn đang làm việc ở nhiều địa điểm, tổ chức của bạn vẫn có thể tương tác, hội họp, gọi thoại, mở hội nghị hoặc đơn giản chỉ là chat nhóm dễ dàng hơn nhờ các ứng dụng trong Microsoft 365.
Các nền tảng SharePoint Online, Microsoft Teams sẽ làm làm giảm thời gian chờ phê duyệt và giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày. Nó không chỉ giúp bạn có thể cộng tác với những người khác trên nội dung hiện có mà còn cải thiện các phương thức kinh doanh của bạn. Bằng cách này, bạn có thể giới thiệu thông tin cho khách hàng trong thời gian thực.
5. Tính năng đám mây
Khi đăng ký dịch vụ, bạn sẽ tự động nhận được 1TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive. Với dung lượng lưu trữ 1TB, bạn có thể sao lưu các tập tin quan trọng, chia sẻ tài liệu và chỉnh sửa nội dung ở bất kỳ đâu có kết nối Internet.
Ngoài ra, vì nó được thiết kế để hoạt động đặc biệt với các chương trình của Microsoft, nó tích hợp liền mạch với PowerPoint hoặc Word. Vì Microsoft 365 có thể được cài đặt trên nhiều trạm, nên những người dùng khác nhau có thể truy cập chính xác vào một tệp cùng lúc, nhập thông tin và chỉnh sửa tài liệu. Điều này giúp loại bỏ bất kỳ sự chờ đợi nào khi các nhân viên khác cần hoàn thành hồ sơ trước khi giao cho bộ phận tiếp theo.
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
6. Quen thuộc dễ sử dụng
Một trong những điểm hấp dẫn chính của Microsoft 365 là bạn đã quen thuộc với nó. Office hay Outlook không phải là một nền tảng hoàn toàn mới mà bạn cần phải học. Nó có tất cả các chương trình bạn đã sử dụng. Ngoài một số tính năng mới, sử dụng dịch vụ đám mây, tận dụng SharePoint và các tiện ích bổ sung khác cũng không quá khó khăn.
7. Đầy đủ giải pháp cho một doanh nghiệp hoạt động
Thực tế của vấn đề là, nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm chuyên nghiệp hoàn chỉnh, Microsoft 365 là đề cử sáng giá.
Ngoài ra, bộ ứng dụng còn cho phép bạn tích hợp các dịch vụ và công cụ khác như Google Meet, Gmail, Trello, Evernote,… để cùng lúc sử dụng mà không phải mở nhiều ứng dụng một lúc.
Bạn có thể làm mọi việc chỉ trên nền tảng Microsoft 365!
Là chủ doanh nghiệp, hẳn bạn sẽ biết điều gì quan trọng đối với công ty và năng suất cần được cải thiện như thế nào để đưa công ty lên cấp độ tiếp theo. Nếu Microsoft Office 365 có khả năng cải thiện hoạt động sản xuất thì bạn nên tận dụng và triển khai cho tổ chức ngay! Microsoft 365 cung cấp nhiều gói theo nhu cầu, bạn hoàn toàn có thể chọn được giải pháp phù hợp.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi và sử dụng công nghệ vào hoạt động là một quyết định lớn. Thông thường, nhân viên có sự phản ứng, không sẵn sàng hoặc thậm chí không muốn sử dụng. Vậy, làm thế nào để bạn chắc chắn rằng Microsoft 365 sẽ là giải pháp phù hợp và ai cũng muốn dùng? Hãy liên hệ ngay để chuyên gia của chúng tôi tư vấn và giải đáp cho bạn!
