Cải thiện năng suất tại nơi làm việc là chìa khóa và là động lực khiến các doanh nghiệp thúc đẩy đầu tư công nghệ. Với những doanh nghiệp hay tập đoàn lớn, đầu tư công nghệ để đơn giản hóa giao tiếp và quản lý là điều cần thiết.
Công nghệ hóa doanh nghiệp là cần thiết. Nhưng cũng rất khó khăn. Áp lực đặt ra với công ty là phải đảm bảo công nghệ họ sử dụng thúc đẩy năng suất tốt nhất. Hiểu được điều này, công nghệ đám mây và các công cụ năng suất của Microsoft chính là giải pháp tốt nhất.
Và đây là 12 cách mà các công nghệ Microsoft có thể giúp bạn tăng cường năng suất tại nơi làm việc và cam kết tạo ra một nơi làm việc hiện đại, thực sự đổi mới, từ Outlook đến Azure.
1. Sử dụng Outlook để tạo các mẫu email
Nếu nhân viên của bạn thường xuyên gửi các email giống nhau, hãy tiết kiệm thời gian bằng cách tạo các mẫu email có sẵn trong Outlook. Cũng như văn bản, bạn có thể bao gồm hình ảnh, bảng và đính kèm các tệp từ cùng một không gian.
2. Sắp xếp hộp thư đến với Outlook CleanUp
Tính năng này sẽ xóa các email không cần thiết ra khỏi cuộc hội thoại và các thư mục con, giúp bạn tiết kiệm thời gian vì không cần phải thực hiện thủ công. Nó cũng giúp bạn giải phóng bộ nhớ hộp thư để nhận các thư quan trọng hơn.
3. Chia sẻ lịch trong Lịch Outlook
Tổ chức cuộc họp dễ dàng hơn với lịch trong Outlook Microsoft 365 bằng tính năng chia sẻ lịch cá nhân. Mọi người cũng có thể sử dụng lịch dùng chung để theo dõi lịch, sự kiện của toàn bộ tổ chức mà không cần phải gửi email cho từng người.
4. Tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu với Online Office Suite
Bộ Office bạn thường sử dụng có phiên bản online được tích hợp trong Microsoft 365. Các ứng dụng Online của Word và Excel có thể cải thiện năng suất tại nơi làm việc, cho phép chúng ta làm việc trên mọi thiết bị từ mọi vị trí. Bạn có thể chỉnh sửa và chia sẻ công việc dù ở bất cứ đâu.
5. Tập trung lưu trữ tài liệu với Microsoft Teams
Tính năng Nhóm trong Teams của Microsoft 365 cho phép bạn giữ các tài liệu và tài nguyên của nhóm ở một nơi. Nhân viên không còn cần phải lội qua các chuỗi email phức tạp để tìm các chỉnh sửa, với các thành viên trong nhóm có thể cộng tác trên cùng một tài liệu trong thời gian thực.
6. Thúc đẩy giao tiếp nhóm thông qua Yammer
Yammer có thể xem là “mạng xã hội” riêng trong Microsoft 365 cho phép nhân viên kết nối nhanh chóng và dễ dàng ngay cả khi làm việc từ xa. Yammer giúp cộng tác, kết nối và gắn kết toàn công ty. Hãy bắt đầu cuộc hội thoại, chia sẻ kiến thức và xây dựng cộng đồng với Yammer.
Yammer hiện đã được nâng cấp và đổi tên thành Microsoft Viva.
7. Theo dõi các chỉ số kinh doanh quan trọng với Power BI
Microsoft Power BI giúp mọi người phân tích kinh doanh băng các dữ liệu chi tiết được báo cáo dưới dạng biểu đồ, cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy vấn đề cần giải quyết và có phương án phù hợp.
8. Tự động sao lưu lên đám mây với OneNote
Loại bỏ các quy trình sao lưu thủ công bằng cách tự động sao lưu vào đám mây của Microsoft 365. OneNote dùng để chụp tài liệu, âm thanh, hình ảnh, video và lưu trữ chúng một cách an toàn để bạn truy cập tức thì.
OneNote là một trong các nền tảng công nghệ Microsoft có nhiều tính năng rất thú vị, giúp công việc của bạn nhanh hơn rất nhiều, hãy dùng thử.
9. Lưu các trang web với OneNote Web Clipper
OneNote Web Clipper sẽ giúp bạn nhanh chóng cắt toàn bộ hoặc một phần của trang web vào OneNote, rồi lưu để bạn dùng sau. Cắt các hình ảnh, tệp pdf, video hoặc dấu trang trực quan của trang. Rất may là bạn có thể truy nhập từ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại di động ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến.
10. Quảng cáo BYOD với Microsoft Intune
Cho phép nhân viên của bạn sử dụng các thiết bị của riêng họ giúp làm việc linh hoạt hơn nhưng sẽ có rủi ro. Với 74% doanh nghiệp sử dụng hoặc áp dụng chương trình BYOD (mang theo thiết bị của riêng bạn), các thiết bị cá nhân của nhân viên cần tuân thủ các chính sách bảo mật của công ty để đảm bảo bảo mật dữ liệu tốt hơn.
Microsoft Intune cho phép đăng ký thiết bị, tích hợp điện thoại thông minh, máy tính xách tay và máy tính bảng với hệ thống của riêng bạn và đảm bảo truy cập an toàn vào các tài nguyên và ứng dụng của công ty.
11. Dễ dàng chia sẻ dữ liệu nhạy cảm với Azure Data Protection
Tiết kiệm thời gian bằng cách xác định ai có thể truy cập và sử dụng dữ liệu của bạn với Azure Data Protection. Giới hạn những gì nhân viên có thể làm với các bộ dữ liệu cụ thể, từ việc xem và chỉnh sửa đến in hoặc chuyển tiếp tệp. Sử dụng quản lý danh tính riêng biệt, dữ liệu có thể được chia sẻ một cách an toàn với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác mà không ảnh hưởng đến năng suất tại nơi làm việc.
12. Tự động bảo vệ dữ liệu với các bản sao lưu Azure
Với Azure Backup, dữ liệu đám mây và dữ liệu tại chỗ của bạn sẽ tự động được giữ an toàn và được bảo vệ khỏi mã độc tống tiền và lỗi do con người, giúp bạn tiết kiệm thời gian và cảm thấy thoải mái hơn.
Kết
Hãy dành thời gian cho bạn.
Bằng cách kết hợp các tính năng giúp tiết kiệm thời gian hơn của công nghệ Microsoft 365 vào nơi làm việc, bạn có thể tạo ra một môi trường hiệu quả và an toàn hơn, giúp nhân viên của bạn đạt được nhiều thành tích hơn.
Để tìm hiểu thêm về cách công nghệ của Microsoft 365 giúp bạn số hóa môi trường làm việc thành công hơn, hãy liên hệ với một chuyên gia tư vấn của chúng tôi ngay hôm nay.
